CYOD อีกหนึ่งแนวคิด เพื่อนำมาเติมเต็มนโยบาย BYOD

ในระยะ 2 – 3 ปีที่ผ่านมา กระแสความนิยมในการนำอุปกรณ์ไอทีส่วนตัวของพนักงานมาใช้ในการปฏิบัติงาน หรือที่เรียกว่านโยบาย Bring Your Own Device (BYOD) มีมากขึ้นเรื่อยๆ หลายองค์กรเริ่มกำหนดนโยบายและมีความพยายามในการปรับตัวให้เข้ากับนโยบายดังกล่าว

แน่นอนว่าองค์กรในภาคอุตสาหกรรมหลายแห่งก็อยู่ในช่วงของการปรับตัวนี้เช่นเดียวกัน ทั้งนี้ เนื่องมาจากข้อดีหลายๆ ประการของนโยบาย BYOD ซึ่งหากเป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้ก็จะส่งผลดีต่อองค์กร

ข้อดีของนโยบาย BYOD ต่อองค์กร

1. เมื่อพนักงานนำอุปกรณ์ไอทีของตนมาใช้ในกระบวนการปฏิบัติงาน องค์กรไม่ต้องใช้งบในการจัดซื้ออุปกรณ์ไอที หรืออย่างน้อยที่สุดก็ช่วยลดค่าใช้จ่ายที่องค์กรจะต้องใช้ไปกับงบประมาณในการจัดซื้อจัดหาอุปกรณ์ไอทีมาใช้
2. องค์กรไม่ต้องกันงบประมาณสำหรับใช้จ่ายในเรื่องของการซ่อมบำรุงอุปกรณ์ไอที เพราะหากเป็นอุปกรณ์ไอทีของพนักงานเอง ย่อมที่จะอยู่ในการดูแลเป็นอย่างดีจากเจ้าของอุปกรณ์อยู่แล้ว ทั้งนี้ ทางองค์กรควรจะต้องเตรียมอุปกรณ์สำรองไว้ให้กับพนักงานไว้ใช้งานระหว่างส่งซ่อมด้วยเช่นกัน
3. เนื่องจากเป็นอุปกรณ์ของพนักงานเอง จึงหมดกังวลในเรื่องของความสะดวกและความคล่องตัวในการใช้งาน โดยเฉพาะเมื่อต้องนำอุปกรณ์ไปใช้ปฏิบัติงานนอกสถานที่ และเมื่ออุปกรณ์อยู่กับตัวผู้ใช้ตลอดเวลา ก็จะยิ่งสร้างความชำนาญในการใช้งานเพิ่มมากขึ้นอย่างแน่นอน
4. ความพึงพอใจต่ออุปกรณ์ที่ใช้งานเป็นอีกเรื่องที่ส่งผลต่อความรู้สึกของพนักงาน เนื่องจากนโยบาย BYOD เปิดทางให้พนักงานสามารถเลือกซื้ออุปกรณ์ไอทีได้เอง อุปกรณ์ที่ใช้ย่อมได้รับการคัดสรรโดยผู้ใช้ ข้อพิจารณาเป็นลำดับแรกๆ มักเป็นเรื่องของราคา ลำดับถัดมาก็จะเป็นเรื่องการออกแบบดีไซน์ หรือรูปลักษณ์ของอุปกรณ์ และที่ขาดไม่ได้ก็คือประสิทธิภาพการใช้งานของอุปกรณ์ ซึ่งหากข้อมูลการตัดสินใจไม่เพียงพอจนไม่มั่นใจ ผู้ใช้ก็มักจะได้รับคำแนะนำจากกลุ่มผู้ใช้คนอื่นๆ ในงค์กรจนได้สิ่งที่ดีที่สุดสำหรับตนเองมาใช้งาน ซึ่งก็ส่งผลดีต่อองค์กรด้วยเช่นเดียวกัน
5. ปฏิเสธไม่ได้ว่าเมื่อวันเวลาผ่านไป อุปกรณ์ก็ย่อมที่จะเสื่อมและล้าสมัยไปตามสภาพ ข้อดีของการนำนโยบาย BYOD มาใช้ก็คือ องค์กรจะมีการเปลี่ยนถ่ายเอาอุปกรณ์ที่ทันสมัยไม่ตกรุ่นมาใช้งานโดยตลอด เนื่องจากผู้ใช้งานอุปกรณ์ไอทีส่วนใหญ่มักจะไม่ยอมให้อุปกรณ์ของตนใช้งานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพด้วยสาเหตุอุปกรณ์ตกรุ่น ซึ่งก็จะทำให้องค์กรได้รับอานิสงส์นี้ด้วย

เชื่อว่าข้อดีของนโยบาย BYOD ที่กล่าวมานั้น เป็นสิ่งที่ทุกองค์กรล้วนปรารถนา เพราะไม่เพียงแต่จะลดค่าใช้จ่าย ยังทำให้พนักงานมีความสุขกับการนำอุปกรณ์ไอทีของตนมาใช้ในงานอีกด้วย แน่นอนว่าหากผู้ประกอบการจะเห็นตามด้วยเช่นนั้น ก็ไม่ถือว่าผิดแต่อย่างใด เพราะในปัจจุบันมีหลายๆ องค์กรที่ประสบความสำเร็จในการนำนโยบาย BYOD มาใช้ แต่ก็มีหลายองค์กรที่ไม่ประสบความสำเร็จกับนโยบายนี้ และกลุ

สาเหตุที่ทำให้นโยบาย BYOD ยังไม่ประสบความสำเร็จ

เนื่องมาจากการที่องค์กรไม่ได้มีการเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับกับ นโยบายนี้มาตั้งแต่เริ่มต้น หรือมีแต่ศึกษาในรายละเอียดน้อยจนเกินไป ทำให้ขาดการพิจารณาความพร้อมขององค์กรแบบรอบด้าน ทั้งในเรื่องการเตรียมระบบจัดการกับอุปกรณ์ไว้รองรับ การกำหนดสิทธิ์ของการเข้าถึงข้อมูลของพนักงานที่แตกต่างกัน รวมถึงการเตรียมความพร้อมในเรื่องระบบป้องกันการโจมตีจากมัลแวร์และผู้ไม่ประสงค์ดี เป็นต้น

สิ่งที่จะตามมา หากองค์กรไม่ได้เตรียมความพร้อมเพื่อรองรับนโยบาย

• ปัญหาด้านความปลอดภัยในการใช้งานระบบไอทีในองค์กร
• ปัญหาไวรัสและมัลแวร์
• ปัญหาในเรื่องอุปกรณ์ไอทีที่มีความหลากหลายเกินไปทำให้ยากแก่การบริหารจัดการ
• ปัญหาในเรื่องของการรักษาข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัท
• ปัญหาในเรื่องของความเข้ากันได้ของระบบปฏิบัติการที่ใช้งานกับระบบบริการด้านไอทีขององค์กร
• ปัญหาอันเกิดจากการนำแอปพลิเคชั่นที่มีความเสี่ยงสูงเข้ามาใช้ในองค์กร เป็นต้น

แน่นอนว่าปัญหาเหล่านี้ล้วนแล้วแต่กำลังรอคำตอบ เพื่อที่จะนำข้อมูลมาพิจารณาเพื่อหาทางอุดช่องโหว่และสามารถเติมเต็มให้องค์กรที่ขาดความพร้อม สามารถดำเนินนโยบายนี้ต่อไปได้อย่างราบรื่น

Choose Your Own Device (CYOD) เป็นนโยบายที่จะทำให้องค์กรได้เข้าไปมีส่วนร่วมในการเตรียมการ บริหารจัดการอุปกรณ์ไอทีของพนักงานได้มากยิ่งขึ้น

ในทางปฏิบัติเห็นว่าควรนำระบบ CYOD เข้ามาใช้ก่อนนโยบาย BYOD เนื่องจากสามารถควบคุมการใช้งานของผู้ใช้ในองค์กรได้โดยง่าย ทั้งยังดูแลในเรื่องของความปลอดภัยของระบบได้ดีกว่า และเมื่อระบบสมบรูณ์แล้วจึงค่อยๆ ขยับเข้าสู่นโยบาย BYOD ต่อไปก็ยังไม่สาย

ขั้นตอนสำคัญของ CYOD มีดังนี้

1. องค์กรเป็นผู้กำหนดสเปคขั้นต่ำของอุปกรณ์ไอทีที่พนักงานจะนำมาใช้งาน พร้อมกันนี้ต้องกำหนดอายุการใช้งานของอุปกรณ์ไอทีนั้น เมื่อถึงกำหนดเวลาพนักงานเจ้าของอุปกรณ์จะต้องเปลี่ยนไปใช้รุ่นที่ทันสมัยมากขึ้น
2. องค์กรเป็นผู้ประสานงานจัดหาอุปกรณ์ไอทีหรือให้ข้อมูลโปรโมชั่นแก่พนักงาน เพื่อช่วยเป็นแรงสนับสนุนให้พนักงานสามารถตัดสินใจในการนำอุปกรณ์ไอทีของตนเองมาใช้ได้ง่ายยิ่งขึ้น เช่น อาจเสนอช่วยเหลือในเรื่องของค่าอุปกรณ์ที่พนักงานนำมาใช้ หรือมีค่าเสื่อมสภาพเป็นรายเดือนให้กับพนักงานเจ้าของอุปกรณ์ เป็นต้น
3. การดูแลอุปกรณ์ไอทีระหว่างใช้งานนั้น องค์กรเป็นผู้รับผิดชอบ พร้อมทั้งมีบริการอุปกรณ์สำรองระหว่างส่งซ่อม
4. องค์กรจะเป็นผู้ตั้งค่าความปลอดภัยในอุปกรณ์ไอทีให้กับพนักงาน เช่น ลงทะเบียนอุปกรณ์ไอทีทุกชิ้นที่พนักงานนำเข้ามาใช้ในองค์กร กำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลแต่ละคน หรือติดตั้งซอฟต์แวร์ป้องกันมัลแวร์ในอุปกรณ์ไอทีของพนักงาน เป็นต้น
5. องค์กรเป็นผู้กำหนดกฎ กติกา มารยาทและบทบัญญัติใดๆ ในการใช้งานอุปกรณ์ไอทีในองค์กรของพนักงาน

EXECUTIVE SUMMARY

‘Choose Your Own Device (CYOD)’ is a concept that allow the organization to contribute in preparation and managing IT equipment for the staff more than before. Each organization should perform a task with this concept before start ‘Bring Your Own Device (BYOD)’ policy to prevent many problems. If the organization didn’t ready for BYOD, for example, security in IT system for internal system, virus and malware or too many types of IT equipment which make it hard to manage particular in keep an organization secret hidden.