ในช่วง ทศวรรษที่ 1940-1950 Toyota กำลังเผชิญกับความท้าทายในการเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต แต่ในขณะเดียวกันก็ต้องการลดต้นทุนและหลีกเลี่ยงการสร้างสินค้าคงคลังเกินความจำเป็น คุณ Taiichi Ohno ซึ่งเป็นหนึ่งในผู้นำด้านการพัฒนาระบบการผลิตของ Toyota ได้มองหาแนวทางใหม่ ๆ ในการจัดการงานและกระบวนการผลิต เขาได้รับแรงบันดาลใจจากระบบซุปเปอร์มาร์เก็ตในสหรัฐอเมริกา สินค้าแต่ละชิ้นจะถูกเติมเต็มเมื่อมีการนำออกจากชั้นวาง เป็นระบบที่เรียกว่า Just-in-Time (JIT) หรือการเติมสินค้าพอดีกับความต้องการ Taiichi Ohno ได้นำแนวคิดนี้มาประยุกต์ใช้ในสายการผลิตของ Toyota โดยใช้ บัตร Kanban เป็นเครื่องมือในการบอกข้อมูลระหว่างขั้นตอนการผลิต
คำว่า “Kanban” ในภาษาญี่ปุ่น แปลว่า “ป้าย” หรือ “บัตร” ซึ่งใช้ในการสื่อสารข้อมูลระหว่างขั้นตอนในกระบวนการผลิต ตัวอย่างเช่น บัตร Kanban จะระบุวัตถุดิบที่ต้องใช้ในขั้นตอนต่อไป และเมื่อสินค้าถูกผลิตเสร็จแล้ว จะมีการส่งบัตร Kanban กลับไปยังขั้นตอนก่อนหน้าเพื่อแจ้งว่าต้องผลิตเพิ่ม
ในช่วงหลัง แนวคิด Kanban ได้ถูกพัฒนาต่อและนำไปใช้ในหลากหลายอุตสาหกรรม โดยเฉพาะในงานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารโครงการและการพัฒนาซอฟต์แวร์ เช่น Kanban Board ที่ช่วยทีมในการติดตามงานและจัดการกระบวนการทำงานในรูปแบบที่มองเห็นได้ชัดเจน ทำให้ Kanban กลายเป็นแนวทางที่ได้รับความนิยมในงานที่ต้องการความคล่องตัว (Agile) และการปรับปรุงกระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่อง
หลักการพื้นฐานของ Kanban คืออะไร ?
Kanban มีหลักการสำคัญที่ช่วยทำให้การทำงานของทีมเป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถอธิบายได้เป็นข้อ ๆ ดังนี้
- การมองเห็นกระบวนการ (Visualize the Workflow)
การสร้างภาพรวมของขั้นตอนการทำงานเป็นสิ่งสำคัญ เพราะช่วยให้ทีมงานสามารถมองเห็นได้ว่างานแต่ละชิ้นอยู่ในสถานะใดบ้าง Kanban Board ถูกออกแบบมาเพื่อแสดงสถานะต่าง ๆ เช่น “To Do”, “In Progress”, และ “Done” ผ่านคอลัมน์ที่ชัดเจน และสามารถเพิ่มสีหรือตัวบ่งชี้เพื่อแยกประเภทงานได้ง่ายขึ้น - การจำกัดงานในกระบวนการ (Limit Work in Progress – WIP)
หลักการนี้เน้นให้ทีมงานทำงานในปริมาณที่เหมาะสมในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ เพื่อหลีกเลี่ยงการทำงานมากเกินไปหรือมีงานค้างที่ไม่ได้คุณภาพ โดยการจำกัด WIP จะช่วยลดความเครียดในทีม และเพิ่มโอกาสให้งานที่กำลังดำเนินการอยู่เสร็จสมบูรณ์เร็วขึ้น - การจัดการการไหลของงาน (Manage Flow)
กระบวนการทำงานที่ดีควรมีการไหลของงานอย่างราบรื่น โดยทีมควรตรวจสอบว่าแต่ละขั้นตอนของงานมีการเคลื่อนย้ายอย่างต่อเนื่องหรือไม่ การใช้ข้อมูล เช่น ระยะเวลาที่ใช้ในแต่ละขั้นตอนหรือจำนวนงานที่รอต่อแถว ช่วยให้ทีมสามารถปรับปรุงกระบวนการได้ง่ายขึ้น - การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)
การปรับปรุงไม่ควรหยุดนิ่ง การใช้ข้อมูลและการวิเคราะห์ เช่น การประชุมรีวิวกระบวนการทำงานหรือการเก็บฟีดแบ็กจากสมาชิกทีม จะช่วยให้ทีมสามารถแก้ไขปัญหาและปรับตัวเพื่อพัฒนางานในอนาคตได้อย่างยั่งยืน
วิธีการทำงานของ Kanban
Kanban ใช้แนวคิดการแบ่งงานออกเป็นขั้นตอนหรือสถานะต่าง ๆ ซึ่งทำให้ทีมสามารถจัดการและติดตามงานได้อย่างง่ายดาย กระบวนการทำงานนี้มักถูกนำเสนอผ่าน “Kanban Board” โดยในแต่ละสถานะจะมีการแสดงงานด้วยบัตร (Card) ที่เคลื่อนย้ายไปตามลำดับขั้นตอนจนเสร็จสมบูรณ์ ตัวอย่างวิธีการทำงานแบบละเอียด ดังนี้
- สร้างกระดาน Kanban
เริ่มต้นด้วยการตั้งค่ากระดาน Kanban โดยแบ่งคอลัมน์ให้แสดงสถานะต่าง ๆ ของงาน เช่น “To Do” (งานที่ต้องทำ), “In Progress” (งานที่กำลังทำ), และ “Done” (งานที่เสร็จสมบูรณ์) ทั้งนี้ สามารถเพิ่มคอลัมน์ย่อยเพิ่มเติมได้ตามความต้องการ เช่น “Review” หรือ “Testing” เพื่อเพิ่มความละเอียดของกระบวนการ - เพิ่มงานลงในบัตร
งานแต่ละชิ้นจะถูกสร้างเป็นบัตร (Card) พร้อมระบุรายละเอียดที่ชัดเจน เช่น ชื่องาน ผู้รับผิดชอบ และวันกำหนดส่ง (Due Date) นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่มป้ายกำกับ (Labels) หรือสี เพื่อแยกประเภทงาน เช่น งานสำคัญ งานเร่งด่วน หรืองานตามลำดับความสำคัญ - เคลื่อนย้ายบัตร
เมื่อเริ่มทำงาน บัตรจะถูกย้ายจากคอลัมน์ “To Do” ไปยัง “In Progress” และเมื่อเสร็จสมบูรณ์ บัตรจะถูกย้ายไปยัง “Done” การเคลื่อนย้ายบัตรนี้ช่วยให้ทีมเห็นความคืบหน้าของงานได้ชัดเจน อีกทั้งยังสามารถวิเคราะห์ปัญหาในจุดที่มีงานค้าง (Bottleneck) ได้ง่ายขึ้น - ปรับปรุงกระบวนการ
หลังจากใช้งาน Kanban Board ไปสักระยะ ทีมควรประชุมเพื่อทบทวนกระบวนการทำงาน โดยอาจเพิ่มหรือปรับเปลี่ยนขั้นตอนในกระดาน เช่น เพิ่มสถานะ “On Hold” สำหรับงานที่ติดขัด เพื่อช่วยให้การทำงานในอนาคตมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
คุณสมบัติของ Kanban Board ควรประกอบด้วยอะไรบ้าง
Kanban Board มีองค์ประกอบหลักที่ช่วยให้การจัดการงานมีความชัดเจนและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งประกอบด้วย
- คอลัมน์ (Columns)
คอลัมน์แต่ละช่องใน Kanban Board ถูกออกแบบมาเพื่อแสดงสถานะของงานในกระบวนการ เช่น “To Do”, “In Progress”, และ “Done” นอกจากนี้ยังสามารถปรับแต่งคอลัมน์เพิ่มเติม เช่น “Review” หรือ “Approval” เพื่อให้เหมาะสมกับกระบวนการทำงานของแต่ละทีม - บัตรงาน (Cards)
บัตรงานเป็นตัวแทนของงานหรือโปรเจกต์แต่ละชิ้น บนบัตรสามารถเพิ่มรายละเอียดได้ เช่น ชื่องาน รายละเอียดงาน ผู้รับผิดชอบ วันที่ครบกำหนด และความสำคัญ เพื่อให้ทุกคนในทีมเข้าใจเนื้อหางานได้อย่างง่ายดาย บัตรงานยังสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความจำเป็น เช่น การเพิ่ม Checklist หรือการแนบไฟล์เอกสารที่เกี่ยวข้อง
- การจำกัด WIP (Work in Progress)
การกำหนดจำนวนงานที่สามารถทำในแต่ละขั้นตอนได้เป็นสิ่งสำคัญใน Kanban Board เพื่อหลีกเลี่ยงการทำงานมากเกินไปและป้องกันการเกิด Bottleneck ที่อาจทำให้กระบวนการล่าช้า การจำกัด WIP ยังช่วยให้ทีมสามารถมุ่งเน้นกับงานปัจจุบันและส่งมอบงานได้อย่างมีคุณภาพมากขึ้น - สัญลักษณ์หรือสี (Labels or Colors)
สัญลักษณ์หรือสีถูกใช้เพื่อช่วยแยกประเภทงาน เช่น งานเร่งด่วน งานที่เกี่ยวกับทีมอื่น หรือขั้นตอนที่ต้องการตรวจสอบเพิ่มเติม การใช้สีและสัญลักษณ์ช่วยให้ทีมสามารถมองเห็นและจัดลำดับความสำคัญได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ยังช่วยลดความสับสนและทำให้การสื่อสารในทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ประโยชน์ที่จะได้รับจากการทำ Kanban
Kanban ไม่เพียงช่วยในการจัดการงาน แต่ยังส่งเสริมประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการทำงานของทีมในหลากหลายมิติ โดยมีรายละเอียดดังนี้
- เพิ่มความโปร่งใส
Kanban Board ช่วยให้ทีมสามารถมองเห็นภาพรวมของกระบวนการทำงานในทุกขั้นตอน สมาชิกทีมทุกคนสามารถทราบสถานะของงานว่าอยู่ในขั้นตอนใด ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และมีงานที่รออยู่มากน้อยเพียงใด ทำให้สามารถวางแผนและจัดลำดับความสำคัญได้อย่างชัดเจน - ลดความล่าช้า
การใช้หลักการจำกัด WIP (Work in Progress) ช่วยลดปัญหางานค้างและปริมาณงานที่มากเกินไปในแต่ละขั้นตอน ส่งผลให้การไหลของงานราบรื่นขึ้นและลดระยะเวลาที่งานต้องรออยู่ในระบบ นอกจากนี้ยังช่วยให้ทีมสามารถระบุจุดที่เกิดปัญหาหรือ Bottleneck ได้ง่ายขึ้น - ส่งเสริมการสื่อสารในทีม
กระดาน Kanban เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการสื่อสารระหว่างสมาชิกทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเคลื่อนย้ายบัตรงานหรือการเปลี่ยนสถานะงานบนกระดานเป็นข้อมูลที่ทุกคนในทีมสามารถติดตามได้แบบเรียลไทม์ ทำให้ทีมสามารถปรึกษาหรือแก้ไขปัญหาได้ทันทีเมื่อเกิดความล่าช้าหรืออุปสรรค - ปรับตัวง่าย
Kanban เป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นสูง สามารถปรับใช้ได้กับทุกประเภทของงานหรือกระบวนการ ไม่ว่าจะเป็นการพัฒนาซอฟต์แวร์ การจัดการโปรเจกต์ หรือแม้แต่การบริหารงานส่วนบุคคล ด้วยโครงสร้างที่เรียบง่ายแต่ทรงพลัง ทำให้ทีมสามารถเริ่มใช้งานได้โดยไม่ต้องมีการฝึกอบรมที่ซับซ้อน - ช่วยในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
Kanban เน้นการปรับปรุงกระบวนการทำงานผ่านการวิเคราะห์ข้อมูล เช่น การวัด Lead Time (เวลาที่ใช้ตั้งแต่เริ่มงานจนเสร็จสิ้น) หรือ Cycle Time (เวลาที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน) ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ทีมสามารถปรับกระบวนการทำงานให้เหมาะสมยิ่งขึ้นในระยะยาว - เพิ่มความพึงพอใจในทีม
ด้วยการทำให้ทุกคนในทีมสามารถมองเห็นเป้าหมายและความสำเร็จที่ชัดเจน ความเครียดจากการทำงานที่ซับซ้อนจะลดลง สมาชิกทีมสามารถโฟกัสกับงานในมือได้ดีขึ้น ส่งผลให้บรรยากาศในการทำงานดีขึ้นและความพึงพอใจของทีมเพิ่มขึ้น
Kanban กับ ERP เหมือนกันหรือไม่ และมีความเชื่อมโยงกันอย่างไร ?
ERP หรือ Enterprise Resource Planning เป็นระบบซอฟต์แวร์ที่ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยบริหารจัดการกระบวนการต่าง ๆ ภายในองค์กรในลักษณะครบวงจร จุดเด่นของ ERP คือ การรวมข้อมูลจากทุกแผนกในองค์กร เช่น การจัดการสินค้าคงคลัง การวางแผนการผลิต การจัดการทรัพยากรบุคคล และการเงินให้อยู่ในระบบเดียว สิ่งนี้ช่วยให้ผู้จัดการสามารถเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์ เพื่อวางแผนและตัดสินใจได้อย่างแม่นยำและมีประสิทธิภาพ
ลองนึกภาพว่า ERP เป็นเหมือน “แกนหลักขององค์กร” ที่ทำหน้าที่รวบรวมและเชื่อมโยงข้อมูลทั้งหมดจากแผนกต่าง ๆ เพื่อให้สามารถมองเห็นภาพรวมได้ชัดเจน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการดูว่าคำสั่งซื้อสินค้าอยู่ในสถานะใด ERP สามารถบอกได้ว่ามีวัตถุดิบเพียงพอในคลังหรือไม่ สถานะการผลิตเป็นอย่างไร และคำสั่งซื้อนั้นสามารถจัดส่งได้เมื่อใด
แต่ในอีกมุมหนึ่ง Kanban ไม่ใช่ซอฟต์แวร์ แต่เป็นแนวคิดหรือวิธีการที่ใช้ในการจัดการงาน โดย Kanban มีเป้าหมายเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ลื่นไหลและมีประสิทธิภาพ Kanban เน้นการมองเห็นสถานะงานในกระบวนการผ่าน Kanban Board ซึ่งเป็นเครื่องมือที่แสดงสถานะของงานแต่ละชิ้นในลักษณะของบัตร (Card) ที่ย้ายจากสถานะหนึ่งไปอีกสถานะหนึ่ง เช่น จาก “To Do” ไป “In Progress” และ “Done”
Kanban มีความยืดหยุ่นสูงและสามารถปรับใช้ได้กับหลากหลายบริบท เช่น การจัดการทีม การบริหารโครงการ หรือแม้กระทั่งการบริหารงานส่วนตัว ช่วยให้ทีมสามารถมองเห็นงานในกระบวนการได้ชัดเจนและสามารถวางแผนเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหางานค้าง ได้อย่างรวดเร็ว
ERP และ Kanban สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น Kanban อาจถูกใช้เป็นเครื่องมือสำหรับการแสดงสถานะของงานหรือคำสั่งในระบบ ERP ตัวอย่างเช่น หาก ERP ระบุว่ามีคำสั่งผลิต Kanban Board จะสามารถแสดงภาพรวมว่าแต่ละคำสั่งอยู่ในสถานะใด เช่น กำลังผลิต อยู่ระหว่างตรวจสอบคุณภาพ หรือพร้อมจัดส่ง การผสานการทำงานนี้ช่วยให้ทีมสามารถติดตามงานได้ง่ายขึ้น และผู้บริหารสามารถมองเห็นทั้งภาพรวมและรายละเอียดเชิงลึกได้อย่างรวดเร็ว
การทำงานร่วมกันระหว่าง ERP และ Kanban จึงช่วยลดความซับซ้อน เพิ่มความโปร่งใส และช่วยให้องค์กรสามารถปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงได้ดียิ่งขึ้น เป็นการรวมจุดแข็งของทั้งสองระบบเพื่อสร้างประสิทธิภาพสูงสุดในการดำเนินงาน
Kanban เป็นระบบที่เรียบง่ายแต่ทรงพลังในการจัดการงานและกระบวนการทำงาน โดยมีหลักการสำคัญที่ช่วยให้ทีมสามารถจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการมองเห็นกระบวนการ การจำกัดงานในกระบวนการ หรือการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง Kanban Board ช่วยเพิ่มความโปร่งใสและส่งเสริมการสื่อสารในทีม พร้อมทั้งปรับตัวให้เข้ากับความต้องการขององค์กรในหลากหลายบริบท
เมื่อผสานการใช้งาน Kanban เข้ากับระบบ ERP จะช่วยเสริมสร้างความสามารถในการวางแผนและบริหารทรัพยากรในระดับองค์กร ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและลดความซับซ้อนของกระบวนการได้อย่างชัดเจน Kanban ไม่เพียงเป็นเครื่องมือ แต่ยังเป็นแนวคิดที่ช่วยผลักดันองค์กรให้เติบโตอย่างมีประสิทธิภาพในระยะยาว
