ทำยังไงให้ไม่สาย ? เทคนิคง่าย ๆ จัดการเวลาตัวเอง

คุณรู้จักใครบางคนที่สายตลอดเวลาอยู่รึเปล่า ? หรือใครคนนั้นคือตัวคุณเองกันนะ ? วันนี้ Modern Manufacturing จะมาอธิบายว่าทำไมการบริหารเวลาที่ดีจึงเป็นเรื่องที่คุ้มค่า และให้คำแนะนำในการจัดการเวลาของคุณ

• ‘ความล้มเหลว’ ส่วนประกอบสำคัญในการเติบโตเป็นผู้นำที่ดี
• ทำไมต้องใจร้ายกันด้วย? วิจัยเผยวัฎจักรอันเลวร้ายไร้มารยาทในที่ทำงาน

นักวิจัยด้านเวลา ด็อกเตอร์ มาร์ค วิตแมน (Dr.Marc Wittmann) กล่าวว่า ทุกคนต่างก็ใช้ชีวิตตามนาฬิกาภายใน หรือนาฬิกาชีวิตของตัวเอง แต่ปรับตัวเองให้เข้ากับนาฬิกาภายนอกหรือเวลาสากลทั่วไป ซึ่งคนที่มักจะมาสายนั้นมักมีปัญหาในการปรับนาฬิกาชีวิตของตัวเองให้กลายเป็นนาฬิกาภายนอกได้ ดอกเตอร์ Wittmann เรียกคนกลุ่มนี้ว่าคนที่มักจะใช้เวลาหมุนอยู่รอบตัวเองเป็นส่วนใหญ่ และอธิบายคนที่มักจะตรงต่อเวลาเสมอว่าเป็นคนที่สามารถจัดการตารางเวลาของตนได้ดี ซึ่งด้วยความอดทน ความตั้งใจเล็กน้อยและคำแนะนำที่ดี คุณเองก็สามารถกลายเป็นคนที่ตรงต่อเวลาได้ไม่ยาก

การไม่ตรงต่อเวลาส่งผลอย่างไรกับภาพลักษณ์ของคุณ ?

สำหรับบางประเทศนั้น การมาสายอาจจะเป็นเรื่องที่ไม่ได้แปลกอะไรนัก แต่ในบางประเทศเช่น เยอรมนีหรือญี่ปุ่นแล้ว การตรงต่อเวลานั้นมีความสำคัญอย่างยิ่ง การตรงต่อเวลาถือเป็นการให้เกียรติแก่ผู้ที่รออยู่ และเพราะคนเหล่านี้มองว่าเวลาเป็นสิ่งมีค่านั่นเอง

สำหรับคนเยอรมนีแล้ว ผู้ที่มาสายอยู่ตลอดเวลาอาจถูกมองว่าเป็นคนอวดดี และไม่มีความเคารพต่อผู้อื่น นอกจากนี้ยังดูไม่มีความเป็นมืออาชีพอีกด้วย ซึ่งในระยะยาวนั้น การไม่ตรงต่อเวลาอาจทำให้เกิดปัญหาทั้งในชีวิตส่วนตัวและในการงานอาชีพของคุณได้

สำหรับคนญี่ปุ่นนั้น การมาช้าจากเวลาที่กำหนดไว้เกิน 1 นาทีก็ถือว่าสายแล้ว ส่วนในเรื่องของการตรงต่อเวลา ไม่ว่าจะเป็นเวลาเข้างาน หรือเวลาไปพบลูกค้า ก็จะต้องไปก่อนเวลาเสมอ ถือเป็นวินัยที่สำคัญอย่างมาก พนักงานที่สามารถรักษาเวลาได้ดีจะมีโอกาสได้รับความไว้วางใจจากผู้อื่นมากกว่า ทำให้คนที่มาสายเป็นประจำถูกมองว่าไม่มีวินัย และไม่ให้เกียรติต่อเวลาของผู้อื่น

การตรงต่อเวลามีประโยชน์อย่างไร ?

ในชีวิตการทำงาน การไม่ตรงต่อเวลาสามารถทำลายชื่อเสียงและเป็นอุปสรรคในการทำงานของคุณได้ ผู้ที่มาสายจะดูเหมือนคนที่ไม่มีแรงจูงใจ ไม่สนใจสิ่งรอบตัว และไม่กระตือรือร้น นอกจากนี้ยังเสี่ยงที่จะเกิดผลเสียต่อความสัมพันธ์กับหัวหน้าและเพื่อนร่วมงานอีกด้วย

การวางแผนและเตรียมการล่วงหน้านั้นนอกจากจะช่วยส่งเสริมภาพลักษณ์และช่วยให้การทำงานหรือชีวิตส่วนตัวราบรื่นขึ้นแล้ว ยังช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบตัวเองและรวบรวมความคิดของคุณให้พร้อมก่อนลงมือจัดการเรื่องต่าง ๆ ได้ ซึ่งกลับกันแล้วผู้ที่ไม่ตรงต่อเวลาอาจถูกมองว่าทำให้เสียเวลาของคนอื่นได้

นิสัยอะไรที่นำไปสู่การมาสาย ?

จากการวิจัยถึงสาเหตุของการมาสายนั้น นักวิจัยกล่าวว่าผู้ที่มาสายจำนวนมากมีการประเมินเวลาและสถานการณ์ของตัวเองผิดพลาดอยู่บ่อย ๆ พวกเขามักจะประเมินเวลาที่ต้องใช้ไม่ว่าจะในการจัดการ การเตรียมตัวหรือการเดินทางผิดพลาดไป และมักจะประเมินตัวเองว่าสามารถจัดการทุกอย่างให้ทันตามต้องการได้

Jeffrey M. Conte นักวิจัยจากมหาวิทยาลัยแห่งรัฐซานดิเอโก (San Diego State University) พบว่าอีกหนึ่งในปัจจัยที่ทำให้เกิดการมาสาย คือความรู้สึกของการรับรู้ของเวลาที่ผ่านไป ที่ต่างกันไปในแต่ละคนนั่นเอง สาเหตุอื่น ๆ อาจเกิดจากการต้องทำงานหลายอย่างพร้อมกัน การจัดการเวลาที่ไม่ดี ตารางชีวิตที่วุ่นวาย หรือความคิดในหัวที่ยุ่งเหยิง

ในบางกรณีนั้น การไม่ตรงต่อเวลาบ่อย ๆ อาจเป็นสัญญาณของปัญหาที่ลึกซึ้งกว่านั้นได้ ไม่ว่าจะเป็นความรู้สึกที่ต้องการผัดวันประกันพรุ่งอยู่เสมอ หรืออาจเป็นสัญญาณเริ่มต้นของอาการซึมเศร้าและอาการหมดไฟได้เช่นกันครับ

แล้วจะทำอย่างไรให้ตรงต่อเวลา ?

การจดบันทึกวันเวลาและสาเหตุของการสายนั้นเป็นหนึ่งในจุดเริ่มต้นที่ดีในการสืบหาปัญหาของการมาสายได้ และการวางตารางเวลาให้ตัวเองจะช่วยให้เรามีเวลามากขึ้นในการเตรียมพร้อมในแต่ละวัน คุณอาจจะเริ่มจากตารางในแต่ละวัน แล้วจึงค่อย ๆ เพิ่มเป็นตารางสำหรับแต่ละอาทิตย์หรือแต่ละเดือนได้ การสร้าง To-Do List และตั้งแจ้งเตือนงานหรือเหตุการณ์สำคัญที่ต้องจัดการไว้ในโทรศัพท์ของคุณก็เป็นตัวช่วยที่ดีในการจัดการธุระในแต่ละวัน

ทั้งหมดนี้ต่างก็เป็นสิ่งที่จะสามารถช่วยให้เรากลายเป็นคนตรงต่อเวลาได้มากขึ้นครับ ซึ่งแต่ละคนก็อาจจะมีวิธีการจัดการเวลาของตัวเองที่ต่างกันออกไป แต่จะยังไงการเป็นคนตรงต่อเวลาก็สามารถช่วยส่งเสริมภาพลักษณ์ของคุณได้ และยังช่วยให้มีเวลาในการเตรียมพร้อมมากขึ้นอีกด้วย สิ่งสำคัญคือการวางแผนที่ดีและการเห็นคุณค่าของเวลานั่นเอง