รู้จักการวัดผลแบบ OKR ลดปัญหา Jamming ขององค์กร

การวัดและประเมินผลงานในการทำงานเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกภาคส่วนองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการทำงานในส่วนของการผลิต งานขาย การตลาด การจัดอีเวนท์ รวมถึงการบริหารจัดการด้านโลจิสติกส์ ซึ่งคนไทยมักคุ้นเคยกับการวัดผลแบบ KPI แต่ยังมีวิธีวัดและประเมินผลที่น่าสนใจอีกหลากหลายวิธี โดยหนึ่งในวิธีที่ถูกพูดถึงมากขึ้นอย่างต่อเนื่อง คือ OKR ซึ่งเป็นหนึ่งในการทำงานที่บริษัทยักษ์ใหญ่อย่าง Google ใช้งานอยู่ในปัจจุบัน

หลายครั้งที่การใช้งาน KPI เพื่อวัดประเมินผลกลับทำลายไฟของผู้ปฏิบัติงาน ส่งผลให้เกิดการติดขัด (Jamming) ในกระบวนการทำงานต่าง ๆ อาจเริ่มตั้งแต่ความไม่เข้าใจในขั้นตอนกระบวนการที่ต้องทำ ไปจนถึงความรู้สึกไม่อยากลุกออกจากเตียงมาเพื่อทำงาน KPI จึงกลายเป็นดาบสองคมได้นเวลาเดียวกัน อย่างไรก็ตามการวัดผลเป็นสิ่งจำเป็นของการทำธุรกิจทุกประเภท เพื่อแก้ไขจุดอ่อนของ KPI และสร้างความกระหายรวมถึงสร้างความรู้สึกร่วมด้วยการวัดผลแบบ OKR จึงเป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่น่าสนใจ โดยองค์กรที่นำ OKR มาปรับใช้มักมีเหตุผลสำคัญ 1 ใน 3 ปัจจัยหลัก ดังนี้

  1. Focus สิ่งที่จะทำและไม่ทำในฐานะองค์กรนั้น ๆ มีอะไรบ้าง
  2. Alignment จะทำให้แน่ใจได้อย่างไรว่าทั้งองค์กรนั้นจดจ่ออยู่กับสิ่งที่สำคัญที่สุด
  3. Acceleration ทีมที่ทำงานนั้นใช้ศักยภาพได้เต็มที่หรือยัง

รู้จัก OKR

OKR นั้นย่อมาจาก Objective and Key Results หรือการตั้งวัตถุประสงค์และเงื่อนไขการได้มาซึ่งผลลัพธ์นั้น โดยเป้าหมายนั้นเป็นเชิงคุณภาพในขณะที่เงื่อนไขสำคัญอันเป็นบันไดสู่ความสำเร็จจะมีประเด็นโดยเฉลี่ย 3 หัวข้อต่อ 1 เป้าหมาย OKR มักใช้กับการทำงานแบบกลุ่มหรือตั้งเป้าส่วนบุคคลก็ได้ โดยเป้าหมายเป็นการตั้งระยะเวลาที่จะทำให้เป้าหมายเป็นจริงได้โดยมากใช้หลักไตรมาส และผลลัพธ์ของเป้าหมายจะเป็นเครื่องมือในการนำทางให้เกิดความสำเร็จตามเป้าหมายภายใต้ระยะเวลาที่ตั้งไว้

ในภาพรวม OKR เป็นการตั้งเป้าหมายของกรอบการทำงานเริ่มต้นจากการกำหนดเป้าหมายและวางวิธีกำหนดผลลัพธ์ที่สามารถวัดผลได้ชัดเจนเป็นเครื่องมือในการประเมิน ในขณะที่ KPI หรือ Key Performance Indicator นั้นเป็นการระบุปัจจัยองค์ประกอบที่จำเป็นสู่ความสำเร็จต่อองค์กร จึงเป็นการให้ความสำคัญกับวิธีการเป็นหลัก

การตั้งเป้าหมายที่หลายองค์กรนิยมใช้หรือรู้จักกันดีอย่าง KPI นั้นสามารถรักษาระดับคุณภาพหรือผลักดันความสำเร็จมาสู่องค์กรได้… เพียงระดับหนึ่งเท่านั้น เนื่องจาก KPI นั้นมีรูปแบบการทำงานในลักษณะ Top-Down หรือการกำหนดนโยบายลงมาจากด้านบนเพื่อเป้าหมายองค์กร ในขณะที่ OKR นั้นเป็นการที่หน่วยปฏิบัติการณ์สามารถมีส่วนร่วมได้จากระดับปฏิบัติการณ์ที่สามารถส่งผลหรือเชื่อมโยงกับเป้าหมายขององค์กรได้เช่นกัน

วัตถุประสงค์ (Objective)

เป้าหมายที่ตั้งสำหรับ OKR นั้นควรจะมีความเรียบง่ายและกระชับโดยให้ความสำคัญกับประเด็นดังนี้

คุณภาพและแรงบันดาลใจ สิ่งที่เป็นเป้าหมายนั้นต้องกระตุ้นความกระหายและความอยากให้เกิดขึ้นได้ในทุกเช้าของการทำงาน  เช่นเดียวกับที่ผู็บริหารลุกจากเตียงด้วยความกระตือรือร้นจากผลประกอบการที่เพิ่มขึ้น 3% สร้างบรรยากาศการทำงานที่เป็นกันเอง อาจใช้ภาษาในรูปแบบของทีมเองก็เป็นได้ เช่น โคตรเจ๋งเลย! เด็ดสะระตี่!

ข้อผูกมัดกับเวลา การกำนดเงื่อนไขเวลาถือเป็นหนึ่งในการกำหนดกรอบกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ การวางระยะเวลาที่ชัดเจนสมเหตุสมผลจะเป็นตัวช่วยกำหนดความสำเร็จด้วยระยะเวลาขั้นตอนในแต่ละช่วงของเป้าหมาย หากตั้งเป้าหมายโดยใช้ระยะเวลาเป็นปีเป้าหมายอาจเป็นยุทธศาสตร์หรืออาจยกระดับเป็นภารกิจ

ทีมงานสามารถดำเนินการได้อย่างอิสระ สำหรับบริษัท Startup สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นได้ง่ายแต่สำหรับองค์กรใหญ่การทำงานแบบอิสระอาจกลายเป็นเรื่องยาก เป้าหมายนั้นจะต้องมีความเกี่ยวข้องและมาจากคนที่ตั้งขึ้นอย่างแท้จริง ดังนั้นผู้ดำเนินการตาม OKR จะไม่สามารถมีข้ออ้างใด ๆ ในการทำงานได้

ข้อควรระวัง การตั้งเป้าหมายที่ขึ้นอยู่กับความสำเร็จของทีมอื่นนั้นเป็นสิ่งไม่ควรทำหาไม่ได้มีเป้าหมายร่วมกัน อย่าตั้งเป้าหมายที่ต้องพึ่งพาทรัพยากรหรือบุคคลที่ยังไม่ได้จ้าง พยายามตั้งเป้าเวลาอิงกับความเป็นจริง

เงื่อนไขสู่ผลลัพธ์ (Key Results)

การสร้างเงื่อนไขสู่ผลลัพธ์ที่ดีจะต้องใช้ภาษาที่สร้างแรงบันดาลใจและสร้างขึ้นมาในเชิงปริมาณ สามารถเริ่มต้นได้จากคำถามอย่างง่าย ๆ เช่น จะรู้ได้อย่างไรว่าสิ่งที่ทำนั้นสำเร็จตามเป้าหมายแล้ว? ตัวเลขหรือจำนวนใดจะเปลี่ยนแปลงไป? การกำหนดความชัดเจนขึ้นจะเป็นการบังคับให้ “โคตรเจ๋งเลย!” หรือ “เด็ดสะระตี่!” ที่ถูกตั้งเอาไว้มีความชัดเจนโปร่งใส ซึ่งโคตรเจ๋งเลยของคุณหมายถึงอะไร?​ ความทนทานชิ้นส่วนที่เพิ่มขึ้น? ระยะเวลาการผลิตที่ลดลง? ลดการบาดเจ็บหรืออุบัติเหตุการผลิต? หรือหมายถึงการผสมสิ่งที่บอกมาทั้งหมดเอาไว้ด้วยกันเป็นต้น

บริษัทหรือองค์กรควรมีเงื่อนไขสู่เป้าหมายอย่างน้อย 3 ประเด็นเพื่อการนำไปสู่ความสำเร็จของวัตถุประสงค์ โดยเงื่อนไขสู่เป้าหมายนั้นเป็นอะไรก็ได้ที่สามารถวัดผลเป็นตัวเลขได้ เช่น ตัวเลขการเติบโต ผลกำไร คุณภาพ ศักยภาพการดำเนินงาน ในแง่ของคุณภาพนั้นอาจดูเป็นภาพเลือนลางแต่ด้วยเครื่องมืออย่างเช่น Net Promoter Score (NPS) ซึ่งเป็นตัวเลขแสดงถึงการที่ผู้บริโภคนั้นมีความต้องการที่จะแนะนำหรือส่งต่อผลิตภัณฑ์ให้กับเพื่อนหรือครอบครัว

สิ่งสำคัญสำหรับเงื่อนไข คือ ‘ต้องยาก มีความท้าทาย แต่ไม่ใช่เป็นไปไม่ได้’ เพราะ OKR เป็นการตั้งเป้าที่ใช้ศักยภาพที่มีทั้งหมด อาจเรียกได้ว่าทุ่มแทบจะหมดหน้าตักกับเป้าหมาย หนึ่งในวิธีที่ดี คือ การตั้งค่าระดับความมั่นใจไว้ที่ 5/10 สำหรับการทำ OKR นั่นหมายถึง การมีความมั่นใจแบบ 50/50 ในความสามารถที่ทำตามเป้าหมาย หรืออีกนัยหนึ่งคือการสร้างความฮึกเหิมด้วยการสื่อสารกับตัวเองว่า “เอาล่ะวะ จะสร้างปาฏิหารย์ให้ดู”

‘วัตถุประสงค์ไม่จำเป็นต้องมีการวัดผลใด ๆ กำกับ เพราะมันคือการสร้างแรงบันดาลใจ’

การใช้งาน OKR

การประชุมในวันเริ่มต้นการทำงานของสัปดาห์เพื่อตรวจสอบเป้าหมายและการทำงานเป็นขั้นตอนจำเป็น โดยการประชุมต้องให้ความสำคัญกับ เป้าหมายประจำสัปดาห์ การคาดการณ์สำหรับผลการทำงานรายเดือน สถานะของทีมในการดำเนินการตาม OKR และตัวชี้วัดสุขภาพของทีม ในขณะที่วันสุดท้ายของการทำงานในสัปดาห์จะเป็นการแบ่งปันเรื่องราวความสำเร็จ โดยให้ความสำคัญกับการแบ่งปันความสำเร็จจากทุกคนในทีมเพื่อสร้างความรู้สึกถึงการเป็นส่วนหนึ่งของทีมที่มีความก้าวหน้าและมีผลงานรวมถึงแสดงออกถึงความใส่ใจต่อทีมอีกด้วย แม้ความสำเร็จจะเป็นหัวใจของเรื่องนี้แต่ความผิดพลาด คือ ส่วนหนึ่งของความสำเร็จที่จะคอยย้ำเตือนว่าทีมมาได้ไกลแค่ไหน

การปรับใช้ OKR ในช่วงแรกจะต้องเจอกับความล้มเหลวและภาพลวงของความคิด OKR ไม่ได้ซับซ้อนแต่มีความยากและต้องการการปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรอยู่บ่อยครั้ง ความล้มเหลวจะกลายเป็นภัยสำคัญที่ทำให้ทีมขยาด ดังนั้นนการเริ่มต้นใช้ OKR องค์กรควรกำหนดวัตถุประสงค์ไว้เพียงหนึ่งเดียวในเบื้องต้น ให้ทีมเดียวที่มีทักษะและความพร้อมในการริเริ่ม OKR ก่อนที่จะเริ่มใช้งานกับทั้งองค์กร เริ่มต้นด้วยการประยุกต์ OKR เข้ากับโครงการที่ดำเนินการเพื่อฝึกฝนการคิดเพื่อวางเงื่อนไขสำหรับบรรลุวัตถุประสงค์ การตั้ง OKR สำหรับองค์กรควรมีหนึ่งเดียวนอกจากว่าจะมีหลากหลายธุรกิจ และต้องให้เวลาอย่างน้อย 3 เดือนเพื่อการเห็นผลการดำเนินการ

สิ่งสำคัญในการใช้ OKR กับองค์กร คือ การมีส่วนร่วมของทุกคนและความรู้สึกในชัยชนะ ความก้าวหน้า รวมถึงความสำเร็จที่เขาเหล่านั้นได้ร่วมกันสร้างขึ้น OKR สามารถปรับใช้ได้กับหลากหลายสถานการณ์การทำงานขององค์กร​โดยเฉพาะอย่างยิ่งด้านการวิจัยและพัฒนาที่ต้องการแรงผลักดันเป็นอย่างมาก

ที่มา:

Introduction to OKRs, O’REILLY

Thos
"I can't understand why people are frightened of new ideas. I'm frightened of the old ones"
John Milton Cage Jr.

A dweller of art and science, also a slave to vibe wanderlust. Interesting in wide range of research and development, for example, material improvement, IIoT, food contaminant and sonic art.